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Deposito diretto per la tua piccola impresa:una guida completa

Pagare i tuoi dipendenti e appaltatori in modo accurato e puntuale è un modo indolore per mantenere alto il morale e trattenere il talento che rende la tua azienda di successo. Molte aziende trovano il deposito diretto un mezzo affidabile per automatizzare le funzioni del libro paga, rimanere in regola con le leggi fiscali e garantire che i lavoratori possano accedere prontamente ai propri fondi il giorno di paga.

Ma ci sono trucchi da tenere d'occhio, come maggiori difficoltà a cambiare istituto finanziario o ad aggiornare gli errori di pagamento. Quindi il deposito diretto è adatto alla tua attività? Ecco una guida su come funziona il processo, una lista di controllo per impostare il deposito diretto, e una carrellata di vantaggi e svantaggi.

Che cos'è il deposito diretto?

Il deposito diretto sostituisce i metodi di pagamento precedenti, come l'emissione di assegni cartacei e buste di contanti. Trasferendo elettronicamente fondi dal conto bancario della tua azienda ai conti dei tuoi dipendenti, riduci al minimo il rischio e imposti il ​​tuo team di gestione delle paghe per il successo.

Puoi anche sentire il deposito diretto indicato come pagamento diretto, trasferimento elettronico di fondi (EFT) o assegni elettronici. Qualunque sia il termine, la maggior parte delle aziende sceglie di pagare i propri dipendenti utilizzando questa opzione, con il 94% dei lavoratori che riceve la paga tramite accredito diretto.

Punti chiave

  • I depositi diretti sono ampiamente utilizzati come conveniente, modo economico e veloce per pagare i dipendenti.
  • Il deposito diretto è anche generalmente più sicuro sia per i datori di lavoro che per i lavoratori rispetto al pagamento con assegno o contanti.
  • Ci sono alcuni inconvenienti:è più difficile cambiare banca e bloccare o regolare pagamenti errati rispetto all'emissione di un assegno.
  • I depositi diretti possono essere utilizzati anche per pagamenti agli appaltatori e per bonus, rendite e spese di viaggio.

Spiegazione dei depositi diretti

I depositi diretti spostano i fondi tra le banche su una rete di pagamento elettronico centralizzata chiamata rete Automated Clearing House (ACH). Un'organizzazione senza scopo di lucro finanziata dalla banca chiamata Nacha, che è stata istituita come National Automated Clearing House Association, gestisce l'amministrazione, sviluppo e governo della rete ACH.

Nacha facilita la condivisione delle informazioni tra organismi di regolamentazione e istituzioni finanziarie. Si concentra anche sulla riduzione del rischio e delle frodi con l'obiettivo di mantenere le banche, datori di lavoro e lavoratori fiduciosi nel sistema di deposito diretto.

Come funziona il deposito diretto?

In qualità di datore di lavoro, inizierai impostando un deposito diretto con la tua banca o un fornitore di servizi di buste paga e collegando il tuo sistema di contabilità.

Avrai bisogno di informazioni sul conto che verrà utilizzato per pagare i dipendenti e sui numeri di conto corrente o di risparmio per i conti in cui ogni lavoratore o appaltatore vuole che venga versata la paga.

Quindi, per ogni esecuzione del libro paga, fornisci alla tua banca o al servizio paghe le istruzioni per il deposito diretto che elencano l'importo da trasferire sul conto di ciascun dipendente. La tua banca o provider invia i versamenti diretti alla rete ACH, che li indirizza alle banche dei tuoi dipendenti. Le banche riceventi accreditano quindi i conti dei tuoi dipendenti. I fondi sono immediatamente disponibili per i tuoi dipendenti una volta che il pagamento è stato registrato.

I pagamenti ACH richiedono generalmente da uno a due giorni lavorativi per chiudersi. La rete ACH supporta anche i pagamenti in giornata, che di solito comportano un costo aggiuntivo.

Le piccole imprese possono utilizzare il deposito diretto?

Le aziende di qualsiasi dimensione possono utilizzare il deposito diretto:il processo di gestione degli stipendi è essenzialmente lo stesso sia che tu abbia 10 o 10 dipendenti, 000. E infatti, il libro paga spesso emerge come un punto dolente quando le piccole aziende aggiungono lavoratori. Il deposito diretto aiuta a rimuovere quella barriera alla crescita e mette la tua azienda su un piano di parità con le aziende più grandi quando arriva il momento delle assunzioni.

Vantaggi del deposito diretto

Il deposito diretto è facile, sicuro ed economico. Inoltre, rende il flusso di cassa più prevedibile rispetto ai dipendenti che pagano con assegni cartacei.

Molti dei vantaggi del deposito diretto si applicano sia alla tua azienda che ai tuoi dipendenti. Diamo un'occhiata da entrambi gli angoli.

I vantaggi dell'accredito diretto per il tuo business

Risparmia tempo: Poiché il deposito diretto è automatico, ci vuole meno tempo per elaborare il libro paga. Ridurrai le ore di contabilità perché non hai bisogno di scrivere, inviare e riconciliare gli assegni o riemettere gli assegni persi. E, ridurrai al minimo i problemi di contabilità relativi alle buste paga come i ritardi nell'aggiornamento della contabilità generale e il tempo speso per le riconciliazioni manuali.

Risparmiare: Oltre al risparmio di tempo del team finanziario, eliminerai i costi dei controlli, affrancatura e altre forniture postali necessarie per un processo basato su assegni cartacei. La riemissione di assegni smarriti può comportare commissioni da parte di banche o servizi di buste paga. E, i servizi di libro paga possono garantire che la tua azienda mantenga accuratamente le tasse e altre detrazioni, e quindi evita sanzioni.

Migliora le proiezioni del flusso di cassa: Ridurre al minimo i problemi di flusso di cassa è fondamentale per qualsiasi attività commerciale. Con deposito diretto, sai esattamente quando i pagamenti ai dipendenti verranno prelevati dal tuo conto bancario, e l'importo esatto. Ciò significa che puoi prevedere con precisione i requisiti di cassa. In contrasto, quando si paga con assegno, il tuo flusso di cassa dipenderà da quando i dipendenti sceglieranno di incassare i loro stipendi.

Più sicuro degli assegni cartacei: I depositi diretti sono generalmente considerati più sicuri dell'emissione di assegni, che si può perdere, rubato o falsificato. Nacha segnala che la frode di rappresentazione del libro paga, dove un criminale prende di mira un dipendente inviando un'e-mail di phishing che impersona le risorse umane o l'ufficio paghe del datore di lavoro, è una vera preoccupazione.

5 passaggi per tenere al sicuro il libro paga

I criminali possono indurre i dipendenti ad accedere a un sito Web falso in modo che possano dirottare i dati del libro paga, compresi i conti bancari. Usano tali informazioni per rubare fondi o reindirizzare i pagamenti. Ecco come proteggere i lavoratori: Forma il personale su come funzionano gli attacchi di phishing e sui modi per riconoscere i collegamenti sospetti. Avvisa i dipendenti di diffidare delle e-mail che pretendono di provenire dal tuo team finanziario o dal fornitore di servizi per le paghe. Fornire un contatto a cui i dipendenti possono inoltrare e-mail sospette; considerare di premiare i lavoratori che individuano e segnalano i tentativi di phishing. Implementare una politica secondo la quale i portali self-service per le paghe richiederanno l'autenticazione per le richieste di modifica delle informazioni di pagamento e riautenticano gli utenti che accedono al sistema da dispositivi non riconosciuti. Imposta avvisi automatici per gli amministratori del libro paga in modo che attività insolite, come quando vengono modificate le informazioni bancarie o modifiche multiple che utilizzano lo stesso nuovo numero di routing o numeri di conto identici, possano essere rilevate prima che il denaro venga perso. Convalida le nuove informazioni di deposito diretto dei dipendenti inviando transazioni di prenotifica ACH.

Elabora sempre/ovunque: Una volta impostato il deposito diretto, potrai pagare i tuoi dipendenti con pochi clic. Che tu sia in ufficio, lavorando da casa o in viaggio, i tuoi dipendenti saranno comunque pagati in tempo. Notare che, per le aziende che dispongono di team di risorse umane, è buona norma unire i sistemi delle risorse umane e del libro paga fin dall'inizio in modo che il processo del libro paga possa essere eseguito e i dati aggiornati da più di un gruppo.

Aiuta l'ambiente: Se le pratiche rispettose dell'ambiente sono importanti per la tua attività, allora il deposito diretto è la strada da percorrere. Salverai alberi e ridurrai le emissioni di gas serra eliminando la necessità di stampare e consegnare assegni.

I vantaggi dell'acconto diretto per i tuoi dipendenti

Risparmia tempo: Alla maggior parte dei dipendenti piace che la paga venga automaticamente depositata sui propri conti. Non devono preoccuparsi di ritirare assegni, correre in banca o aspettare che gli assegni vengano liquidati. Godono di un rapido accesso ai loro fondi, poiché i loro soldi sono sempre disponibili il giorno di paga, anche se sono malati o in vacanza.

Risparmiare: Alcune banche offrono conti correnti gratuiti se sanno che i titolari di conti riceveranno la loro paga tramite deposito diretto e soddisferanno altre condizioni, come il mantenimento di un saldo mensile minimo.

Rimborsi spese più semplici: È possibile includere rimborsi spese tramite deposito diretto semplificando il processo per dipendenti e datori di lavoro.

Più sicuro degli assegni cartacei: I dipendenti non devono più preoccuparsi che i loro assegni vengano smarriti o rubati.

Scegli dove vanno a finire i soldi: Alcune banche e fornitori di buste paga consentono ai dipendenti di dividere il loro deposito diretto tra più conti, in modo che possano indirizzare una parte di esso in un conto di risparmio ogni mese.

Svantaggi del deposito diretto

Sebbene il deposito diretto sia più efficiente del pagamento con assegno, ci sono alcuni inconvenienti sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.

Svantaggi del deposito diretto per la tua attività

In funzione del tempo: Per garantire che i pagamenti raggiungano i conti bancari dei dipendenti il ​​giorno di paga, devi eseguire il libro paga uno o due giorni in anticipo, indipendentemente da quante altre priorità stai destreggiando. Se non lo fai, avrai dipendenti infelici.

Potenziali rischi per la sicurezza nell'alloggio dei dati bancari dei dipendenti: Per consentire i versamenti diretti ai dipendenti, è necessario memorizzare il loro conto bancario e le informazioni di instradamento. Assicurati di disporre di misure e politiche di sicurezza adeguate per proteggere i loro dati finanziari sensibili:non è raro che i dipendenti delle finanze siano presi di mira dai truffatori.

Meno opzioni di "interruzione del pagamento" rispetto agli assegni cartacei: Può essere più difficile interrompere o annullare i pagamenti con deposito diretto rispetto a quando si paga con assegno. Se per sbaglio paghi in eccesso un dipendente, è generalmente possibile stornare il pagamento purché lo faccia entro cinque giorni, ma alcuni stati applicano ulteriori restrizioni una volta che il denaro ha raggiunto i conti bancari dei dipendenti.

Potenziali commissioni bancarie e di scoperto: Le banche generalmente addebitano le commissioni ai datori di lavoro per i pagamenti con deposito diretto. E se non ti assicuri che il tuo account contenga tutti i fondi necessari per un'esecuzione del libro paga prima del giorno di paga, potresti incorrere in costose commissioni di scoperto.

Svantaggi del deposito diretto per i dipendenti

Commissioni sul conto bancario: Se i dipendenti non dispongono già di un conto bancario per la ricezione di versamenti diretti, potrebbe essere necessario aprirne uno e pagare le spese di mantenimento del conto mensili. In qualità di datore di lavoro, potresti considerare di offrire istruzione e rinvii a istituzioni che offriranno controlli gratuiti, o anche fornire l'appartenenza a un'unione di credito come vantaggio.

Rende più difficile cambiare banca: Se i dipendenti cambiano banca, dovranno ripetere il processo di configurazione del deposito diretto iniziale, che può richiedere diversi giorni.

Potenziali rischi per la sicurezza. I tuoi dipendenti si affidano alla tua azienda, o il tuo fornitore di servizi per le paghe, con informazioni finanziarie sensibili, potenzialmente creando nuovi rischi incluso il furto di identità se le informazioni non sono ben custodite.

Pro e contro del deposito diretto

Professionisti

CONTRO Conveniente per datori di lavoro e dipendenti Sensibile al fattore tempo:è necessario programmare i pagamenti in tempo per raggiungere i conti dei dipendenti il ​​giorno di paga Risparmio di tempo ed economico per i datori di lavoro Costi di installazione e transazione bancari Meno possibilità di frode o perdita di pagamenti rispetto agli assegni Problemi di sicurezza dei dati Dipendenti avere un rapido accesso agli stipendi Difficile interrompere i pagamenti se vengono rilevati errori Rispettoso dell'ambiente Più difficile cambiare banca

Quanto costa il deposito diretto?

Ci sono diversi costi da considerare. Le banche generalmente addebitano una commissione di installazione iniziale da $ 50 a $ 149 più le commissioni di transazione in media da $ 1,50 a $ 1,90 per ogni singolo deposito. Alcune banche possono anche addebitare commissioni mensili.

Diciamo "generalmente" e offriamo una gamma perché la struttura delle commissioni dipende dalle dimensioni della tua attività, la tua banca, se elabori i pagamenti da solo o utilizzi un servizio e il tuo specifico contratto di deposito diretto. Vale la pena confrontare i prezzi tra diversi istituti finanziari e fornitori di servizi di buste paga.

Quando vengono registrati i versamenti sui salari per i dipendenti?

Con i pagamenti ACH il giorno successivo, i depositi sui salari sono registrati e disponibili per i tuoi dipendenti già dalle 9:00 o fino alle 17:00. ora della banca locale del giorno di paga, a seconda di quando la banca ricevente riceve i fondi. Se la banca ricevente riceve fondi entro le 17:00. ora locale, i soldi saranno sui conti dei dipendenti entro la mattina seguente.

Nello stesso giorno ACH, i dipendenti sono pagati entro le 17:00 lo stesso giorno in cui trasferisci fondi, a condizione di rispettare le scadenze specifiche fissate dalla tua banca e dalla rete ACH. Le banche generalmente addebitano un supplemento per i pagamenti ACH in giornata.

Come funzionano gli appaltatori paganti?

Se lavori con molti appaltatori indipendenti, vale la pena mantenere aperte le opzioni per quanto riguarda il deposito diretto. Se utilizzi un software per la gestione delle paghe o un servizio di gestione delle paghe in outsourcing, verificare che il sistema supporti i pagamenti sia agli appaltatori che ai dipendenti, sebbene gli appaltatori indipendenti vengano solitamente pagati tramite conti fornitori, non busta paga. ACH può essere utilizzato anche per il deposito diretto tramite conti debitori.

Sebbene il processo di pagamento dell'acconto diretto per gli appaltatori sia generalmente lo stesso di quello per i dipendenti, sarà necessario mantenere diversi documenti. Quando assumi un appaltatore o un'impresa indipendente, completeranno un modulo fiscale W-9 invece del W-2 utilizzato dai dipendenti. Se paghi a un appaltatore $ 600 o più all'anno, dovrai fornire un modulo 1099 alla fine dell'anno.

Come impostare il deposito diretto per la tua piccola impresa

Dovrai seguire cinque passaggi iniziali per impostare il deposito diretto. È importante notare che il processo di configurazione può richiedere da sette a dieci giorni lavorativi, quindi pianifica di conseguenza per assicurarti che non ci siano interruzioni nel ciclo di paga dei tuoi dipendenti.

  1. Seleziona un fornitore di deposito diretto: Hai una serie di opzioni qui. Puoi impostare depositi diretti direttamente con il tuo istituto finanziario, oppure puoi utilizzare un software di gestione stipendi o un servizio di gestione stipendi che gestirà i depositi diretti per te. Prenditi il ​​tempo per capire e confrontare le opzioni, compresi i costi, caratteristiche di sicurezza e tempi di elaborazione dei pagamenti. Il fornitore prescelto dovrebbe accompagnare te o il tuo team delle risorse umane o delle finanze attraverso i passaggi di configurazione. Assicurati di eseguire transazioni di prova per assicurarti che il processo di deposito diretto funzioni senza intoppi.

  2. Ottieni le informazioni richieste sui dipendenti: Al termine della fase di configurazione e test, è ora di caricare i dati dei dipendenti nel tuo sistema. I datori di lavoro generalmente devono ottenere le seguenti informazioni dai dipendenti, sebbene i requisiti possano variare in base allo stato:

    • numero di conto bancario
    • Tipo di conto bancario (assegno, risparmio)
    • Bank Routing Number
    • nome della banca
    • Firma del dipendente che autorizza il deposito di fondi sul/i conto/i

    Alcuni fornitori richiedono anche una copia di un assegno annullato per garantire l'accuratezza delle informazioni bancarie.

  3. Inserisci le informazioni sui dipendenti nel tuo sistema: Se utilizzi la tua banca per elaborare il deposito diretto, dovrai inserire manualmente le informazioni nel portale online della tua banca, oppure potresti essere in grado di esportare le informazioni dal tuo sistema di gestione delle paghe.

    Se utilizzi un software o un servizio per la gestione delle paghe, i dipendenti possono generalmente inserire le proprie informazioni, compresi i dati su detrazioni e residenza necessari per il calcolo delle imposte sui salari, e fornire la necessaria autorizzazione.

  4. Creare un programma di versamento diretto del libro paga: Creare una pianificazione che includa una scadenza per l'inserimento delle ore lavorate dei dipendenti e fornisca tempo sufficiente per rivedere i dati, elaborare le buste paga e rispettare le scadenze per il trasferimento di deposito diretto.
  5. Esegui busta paga: È il momento di inviare la tua prima serie di istruzioni per il deposito diretto. Il tuo investimento di tempo iniziale nella configurazione iniziale sarà ricompensato da una maggiore automazione e convenienza in ogni esecuzione del libro paga.

Per cos'altro può essere utilizzato il deposito diretto?

Una volta impostato il deposito diretto, il sistema può essere utilizzato per una varietà di altri pagamenti, Compreso:

  • Bonus e commissioni
  • rendite
  • Rimborsi per viaggio e altre spese
  • Pagamenti di interessi/dividendi
  • Pensioni ed esborsi 401(k)
  • Tasse e altri rimborsi

Ancora, godrai del risparmio sui costi, sicurezza e altri vantaggi del deposito diretto e avere un registro facilmente accessibile di queste spese per scopi di contabilità generale e audit.

Software per paghe e deposito diretto per le piccole imprese

La gestione delle buste paga può essere un processo estremamente lungo e complesso, ed è fondamentale farlo bene. Il software per le buste paga può alleviare le aziende dalla maggior parte degli oneri calcolando automaticamente i salari e le ritenute fiscali, presentare le tasse e pagare i dipendenti tramite deposito diretto o altri metodi.

Le funzionalità che le aziende in crescita dovrebbero cercare includono collegamenti ad altri sistemi, come le risorse umane e l'ERP, oltre a ruoli di sicurezza e avvisi che aiuteranno a prevenire il furto di dati.

Pagare dipendenti e collaboratori con acconto diretto richiede un investimento iniziale in risorse, tempo e pianificazione. Ma una volta stabilito, ti godrai la velocità, precisione e sicurezza dei pagamenti automatizzati pur avendo un punto di contatto in più quando si gareggia per il talento.

Domande frequenti sul deposito diretto per le piccole imprese

Il deposito diretto è sicuro?

Il deposito diretto è uno dei modi più sicuri per pagare i dipendenti perché il denaro viene trasferito direttamente sui loro conti bancari attraverso la rete sicura ACH.

Quanto è affidabile il deposito diretto?

Il deposito diretto è automatizzato e altamente affidabile, a condizione che i datori di lavoro e le banche rispettino le scadenze di trasferimento dei pagamenti ACH.

Un datore di lavoro può richiedere a un dipendente di utilizzare il deposito diretto?

Dipende dalla posizione. La legge federale consente il deposito diretto obbligatorio a condizione che il dipendente possa scegliere quale banca dovrebbe ricevere il deposito. Però, alcuni stati richiedono il consenso dei dipendenti o impongono altre condizioni.

Quali tipi di pagamento si possono effettuare tramite accredito diretto?

I depositi diretti possono essere utilizzati per pagare lo stipendio del dipendente, spese, commissioni, bonus, rimborsi fiscali, rimborsi di investimenti, pagamenti dai conti pensionistici, e benefici governativi come la previdenza sociale.

Ho altre opzioni oltre al deposito diretto?

Sì, le aziende possono pagare i dipendenti con carte di pagamento che sono essenzialmente carte di debito su cui si depositano fondi. Ma attenzione alle leggi statali che regolano queste carte.

Inoltre, nel 2015, la Federal Reserve degli Stati Uniti ha creato la Task Force per i pagamenti più rapidi per formulare raccomandazioni sullo sviluppo di metodi per supportare pagamenti più rapidi, anche per buste paga, modernizzando il sistema ACH.