Mitigazione dei rischi di un basso livello di scorte

Una gestione efficace del flusso di cassa è la chiave del successo aziendale. Il capitale circolante operativo deve essere mantenuto il più basso possibile, anche fino a valori negativi, al fine di migliorare la posizione di cassa. Per controllare il livello delle scorte, il volume degli acquisti deve essere sintonizzato con l'ultimo trend e previsioni di vendita.

La catena di fornitori ottimale dovrebbe essere in grado di soddisfare tutte le richieste dei clienti, mantenendo il costo più basso e il livello di inventario possibile. Un livello di inventario basso ti aiuta a risparmiare sui costi di inventario, ma comporta il rischio di esaurimento scorte. Le scorte sono principalmente causate dai seguenti motivi:

• Spedizione in ritardo dal fornitore (oltre a un ordine in ritardo da parte tua)
• Domanda dei clienti superiore al previsto

Supponendo che tu non stia vendendo in un segmento di nicchia in cui la scarsità fa parte del concetto di business, un'esaurimento delle scorte danneggerà sempre la tua attività. Nel migliore dei casi, una situazione di esaurimento delle scorte ti farà solo perdere un'opportunità di vendita, ma la maggior parte dei casi si tradurrà in clienti delusi che potrebbero rivolgersi a un concorrente.

Quando affronti i rischi di un'esaurimento delle scorte, hai essenzialmente due opzioni:

1. Adottare precauzioni per ridurre la possibilità che si verifichi un'esaurimento delle scorte (prevenzione del rischio)
2. Ridurre l'impatto potenziale nel caso in cui un rischio si stia concretizzando (attenuazione del rischio)

Idealmente, dovresti prepararti per entrambi e rendere la tua attività resiliente di fronte a qualsiasi evento. Con un software di gestione dell'inventario come TradeGecko, avrai sempre il controllo dei livelli di inventario. Puoi eseguire rapporti dettagliati che mostrano le scorte totali disponibili, insieme a filtri per località, tipo di prodotto, scorte disponibili e unità impegnate. Inoltre, sarai anche in grado di eseguire rapporti di riordino in modo da poter verificare la presenza di prodotti e varianti che sono scesi al di sotto del punto di riordino in modo da poter adottare misure per ricostituire le scorte.

Tuttavia, la gestione del rischio ha un costo e devi scegliere saggiamente quali rischi vuoi ridurre e il costo che sei disposto a pagare per questo. Quando stai cercando di decidere le scelte giuste per ridurre il rischio di esaurimento delle scorte nel tuo caso specifico, devi valutare la qualità dei tuoi fornitori e l'importanza del prodotto per i tuoi clienti.

Comprendi l'importanza dei tuoi prodotti

Devi capire i tuoi clienti e quanto sia importante un prodotto per loro. Nel mondo B2C, è una questione di quote di mercato e altre informazioni sui clienti; nel mondo B2B devi capire le esigenze di business dei tuoi clienti. I tuoi prodotti sono fondamentali per la loro attività e quanto i tuoi clienti si affidano a te per fornire le giuste quantità in tempo?

Devi anche sapere quanto sono affidabili i tuoi fornitori. Come accennato nel nostro precedente articolo su Come creare un dashboard KPI per la gestione dell'inventario, è necessario valutare regolarmente i fornitori. Per cominciare, devi tenere traccia delle prestazioni dei tuoi fornitori in termini di consegna in tempo, consegna dei prodotti giusti e consegna delle quantità corrette. Creando una cronologia delle prestazioni dei tuoi fornitori, acquisirai una comprensione molto chiara su quali fornitori puoi fare affidamento e quali fornitori rappresentano un potenziale rischio per la tua attività.

Crea un piano di riserva per gestire i rischi di esaurimento scorte

Dopo che la valutazione è stata effettuata, sei nella posizione di adattare le tue contromisure per evitare o mitigare il rischio di un esaurimento delle scorte. Quando un fornitore ha dimostrato di essere affidabile, puoi anche fare affidamento su di lui nel caso in cui tu stia esaurendo le scorte per aiutarti. Questi fornitori affidabili fanno parte della mitigazione del rischio di esaurimento delle scorte, ma è comunque necessario un piano di riserva per i fornitori deboli. Sei maggiormente esposto al rischio quando hai a che fare con prodotti critici per i tuoi clienti e le loro attività, ma provengono da fornitori deboli. In questi casi, corri il rischio di perdere clienti per questi prodotti e ciò potrebbe davvero danneggiare la tua attività.

D'altra parte, potresti considerare di prendere meno precauzioni sui prodotti che non sono critici per i tuoi clienti e provengono da fornitori affidabili. Per questi prodotti, puoi mantenere un livello di inventario basso riducendo le dimensioni del riordino e abbassando il livello di inventario in modo significativo senza mettere a rischio la tua attività.

Se il prodotto non è fondamentale per il cliente e il fornitore non è affidabile, potresti non dover nemmeno prendere in considerazione soluzioni alternative per negare gli effetti sul cliente. In questo caso non è necessario prendere costose precauzioni. In questo caso, potresti semplicemente spiegare che sei esaurito e chiedere al cliente di pazientare per una consegna tardiva o frazionata (ma devi essere sicuro che lo accetterà, poiché non è un prodotto critico).

Sebbene la riduzione del livello di inventario abbia molti vantaggi per la tua attività, aumenta anche il rischio di esaurimento delle scorte. La gestione di questi rischi aumenterà sempre i costi o le tue esigenze di finanziamento. Tuttavia, capire veramente le esigenze dei tuoi clienti è importante quando si tratta di prendere la decisione giusta. Assicurati sempre di valutare costantemente le prestazioni dei tuoi fornitori, poiché questa conoscenza ti aiuta a prendere la decisione migliore per la tua attività.

In definitiva, mentre è meglio avere il livello di inventario più basso possibile, ci saranno situazioni in cui dovrai individuare le tue attività e gli investimenti su prodotti critici per i quali è necessario mantenere livelli più elevati di scorte di sicurezza o è necessario trovare un fornitore di riserva. Con questo in mente, puoi ridurre il livello delle scorte e tenere a bada il rischio.

Questo è il terzo articolo di una serie del nostro autore ospite Thorsten Ohm. Clicca qui per leggere il suo secondo articolo:Riduci il capitale circolante migliorando la gestione dell'inventario

Informazioni sull'autore:

Thorsten Ohm è un cofondatore di Waypoint Ventures. Vanta 20 anni di esperienza internazionale in diverse aree geografiche, dove ha creato organizzazioni e sviluppato imprese. In qualità di dirigente aziendale senior e membro del consiglio di amministrazione, ha esperienza nella crescita organica delle attività e tramite fusioni e acquisizioni. Waypoint Ventures aiuta le aziende ad accelerare la propria crescita, migliorare le proprie prestazioni ed entrare in nuove attività o mercati.

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