Come organizzare i documenti fiscali

La stagione delle tasse è ufficialmente iniziata. Da adesso, probabilmente hai già iniziato a ricevere i tuoi W-2, 1099 o altri documenti fiscali per posta. Ciò significa che non c'è momento migliore per iniziare con la tua organizzazione a rendere un po' più facile la compilazione delle tasse quest'anno.

Ti guiderò attraverso il processo che io e mia moglie usiamo per organizzare i nostri documenti fiscali per la stagione fiscale. Questo è in realtà un processo che dura tutto l'anno che richiede pochissima manutenzione:solo un paio di buste di manila conservate in un luogo sicuro e un sistema di archiviazione digitale che richiede pochi minuti ogni mese.

Come organizzare le tue pratiche fiscali?

Le tasse sono una delle cose che meno mi piace fare. Non mi dispiace pagare le tasse e sostenere i lavori pubblici, semplicemente non mi piace compilare le scartoffie. Una delle cose più importanti che puoi fare per rendere più facile la preparazione delle tasse è mantenere i tuoi documenti organizzati.

Che tu faccia le tasse da solo o assumi un contabile, mantenere i tuoi documenti organizzati ridurrà gli errori e il tempo necessario per completare le tasse (essenziale se assumi qualcuno!).

Consiglio di cercare di tenere tutto in un posto, come un raccoglitore, cartella, busta grande manila, cartella di file, o vassoio sulla tua scrivania, a seconda delle vostre esigenze. Perché ho un'attività, Tengo separati i miei documenti fiscali individuali e aziendali, anche se alla fine va tutto nella stessa dichiarazione dei redditi.

Usa il software per aiutare!

Molte persone usano Quicken, Mint.com o altro software gratuito per aiutarli a organizzare le proprie tasse personali.

QuickBooks

Per i miei affari, Uso QuickBooks Online, che mi aiuta a tenere traccia di tutte le entrate e le spese, e rende facile inviare un file al mio commercialista. Utilizzo anche il sistema a busta descritto di seguito per conservare tutte le copie cartacee necessarie per l'archiviazione.

Inizia con Quickbooks>>

Capitale personale

Se sei un'azienda senza molte esigenze, puoi guardare un'opzione di commissione come Capitale personale. Possono aiutarti a tenere traccia delle spese e delle entrate molto facilmente e sincronizzare tutti i tuoi account, compresi gli investimenti, in un posto. Uso questa piattaforma per le mie finanze personali e per gli investimenti.

Inizia con il capitale personale>>

Se sei abituato a una delle migliori app di gestione del denaro, la maggior parte farà un buon lavoro per aiutarti a tenere traccia dei tuoi documenti fiscali.

Organizza i tuoi documenti fiscali tutto l'anno

Le nostre tasse individuali sono abbastanza semplici, e riceviamo alcuni documenti fiscali durante tutto l'anno. I documenti fiscali più comuni che riceviamo sono le ricevute di donazioni di beneficenza, che teniamo in una busta manila etichettata "Detrazioni fiscali".

Usiamo una cartella tascabile economica per organizzare il resto dei nostri documenti fiscali una volta che i nostri W-2, 1099, e altri documenti fiscali iniziano ad arrivare verso la fine di gennaio. Metto tutte le entrate su un lato della cartella, e tutte le detrazioni e le spese sull'altro lato della cartella.

Le mie tasse aziendali sono un po' più complicate in quanto ci sono più spese, detrazioni, ricevute, e altri documenti da monitorare. Ricevo i documenti aziendali tutto l'anno e li archivio non appena li ricevo. Ogni volta che ricevo un nuovo documento lo archivio in una semplice busta manila, dove rimarrà fino al momento delle tasse.

Trovo facile conservare i miei documenti e documenti fiscali aziendali in tre cartelle: reddito, spese, e documenti commerciali/fiscali. Tenere tutto in buste separate rende facile e veloce verificare il reddito se non ricevo un modulo 1099, elencare le spese, oppure trova una ricevuta o altro documento se necessario.

In base alla tua situazione, potresti trovare più semplice utilizzare meno o più cartelle o buste, o semplicemente metti tutto in una scatola fino al momento delle tasse e poi sistemalo.

Lista di controllo per la preparazione delle tasse

Prima di sederti a fare le tasse, assicurati di avere tutto ciò di cui hai bisogno. Ciò includerà (ma non è limitato a):

• Il tuo numero di previdenza sociale, e i SSN di quelli sui tuoi moduli fiscali
• Conto bancario e numeri di routing se paghi elettronicamente
• Le tue informazioni EFTPS se archivi elettronicamente
• Elenco delle imposte precedentemente pagate:imposta sul lavoro autonomo, tasse stimate, tasse di proprietà, eccetera.
• W-2, 1099, 1098 e relativi documenti fiscali.
• Interessi pagati su un mutuo o prestiti studenteschi
• Ricevute di donazioni di beneficenza
• Contributi ai conti pensionistici differiti (401k, IRA, conto pensione dei lavoratori autonomi).
• Crediti d'imposta per gli acquirenti di case
• spese per l'assistenza all'infanzia e l'istruzione
• Spese mediche e ricevute (se puoi detrarle)
• Altri documenti correlati

Documento di preparazione fiscale stampabile. Questo è solo un elenco parziale. Per un elenco di controllo per la preparazione delle tasse stampabile, si prega di controllare il TurboTax – Lista di controllo per la preparazione delle tasse .

Quando sei in dubbio:cerca una consulenza fiscale professionale

Non ho avuto problemi con l'utilizzo del software di preparazione delle tasse in passato:TurboTax e H&R Block @ Home sono ottime opzioni (recensione H&R Block). Ma potresti imbatterti in una situazione fiscale che non è chiara.

Preferirei peccare per eccesso di prudenza quando si tratta dell'IRS ed evitare di pagare penali o penali per il ritardo, soprattutto ora che la mia piccola impresa complica la mia situazione fiscale. Non esitare a contattare un professionista fiscale se la tua situazione fiscale non è chiara.