Che cos'è la gestione dei dati? Come e perché eseguire i dati in modo diverso

Al giorno d'oggi, ci sono più dati che volano online che mai. Non puoi nemmeno andare online senza generare, incontrare o altrimenti dilettarti nei dati in qualche modo, specialmente nel mondo degli affari.

I dati giusti possono valere la sua dimensione in kilobyte in oro. I buoni dati possono fungere da spina dorsale di operazioni business-critical; aiutare le organizzazioni a prendere decisioni chiare e convincenti; e generalmente portare un business in un futuro di successo.

Quindi, quanto bene stai attualmente gestendo i tuoi dati? Pensi che i tuoi dati ti stiano governando piuttosto che il contrario? Ti senti come se stessi semplicemente calcando l'acqua in un diluvio di fogli di calcolo e punti dati? È tempo per un po' di sanità mentale dei dati. Impariamo tutto sulla gestione dei dati.

Cos'è la gestione dei dati?

La gestione dei dati si riferisce alle pratiche che un'organizzazione utilizza per raccogliere, organizzare ed elaborare i dati. Le buone pratiche di gestione dei dati garantiscono che i dati siano raccolti, elaborati, archiviati e protetti in modi efficienti e documentati a vantaggio strategico dell'azienda:mantenimento dell'accuratezza e dell'accessibilità; supportare il processo decisionale analitico; consentire una collaborazione senza interruzioni; tutela della riservatezza dei dati; e massimizzare i dati come risorsa aziendale essenziale.

Una corretta strategia di gestione dei dati formalizza tutto quanto sopra, fornendo al contempo importanti linee guida e motivazioni sull'uso dei dati da parte della tua azienda. La creazione di una strategia di gestione dei dati offre a un'organizzazione l'opportunità di costruire il proprio ecosistema di dati ideale da zero, fornendo a sua volta una visione completa e granulare dell'utilizzo dei dati in futuro. Questa strategia dovrebbe anche informare i dati attuabili a livello aziendale e le politiche IT.

6 motivi per cui la gestione dei dati è essenziale

Scavare a fondo nel modo in cui la tua azienda utilizza i dati può sembrare un po' impraticabile, persino auto-indulgente, ma ne vale davvero la pena.

1. I dati hanno valore

I dati sono una risorsa IT essenziale che deve essere curata come qualsiasi altra per portare avanti la tua attività. Ma proprio come qualsiasi tipo di risorsa può essere rubata o manomessa, così possono essere i dati. Gli hacker sono sempre alla ricerca di modi per estorcere denaro alle aziende, ecco perché gli attacchi ransomware (che tengono effettivamente in ostaggio i dati business-critical) sono ai massimi livelli. L'elaborazione di una solida strategia di gestione dei dati ti aiuterà a mantenere le tue risorse di dati ben protette e in ottime condizioni in modo che possano continuare a servirti bene.

2. Ottieni una vista dall'alto

Quando stabilisci quali dati ha la tua azienda, puoi calcolare esattamente quali informazioni puoi potenzialmente estrarre e se ci sono delle lacune in quei dati che devono essere colmate per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali. Se sai che un determinato punto dati viene misurato, una buona pratica sui dati dovrebbe dirti come viene raccolto, dove trovarlo e chi ha accesso.

3. Standardizzazione =sanità mentale

Grazie a una visione a volo d'uccello delle tue pratiche relative ai dati, puoi fornire modalità standardizzate di raccolta, gestione ed elaborazione dei dati; a sua volta, costruendo criteri IT e dati funzionali che consentano collaborazione, armonia e chiarezza.

4. Dati accurati, decisioni accurate

Quando sai per certo che i tuoi dati sono il più precisi possibile fisicamente, puoi prendere decisioni aziendali sicure e di grande impatto con entrambi gli occhi aperti e molto probabilmente anche pianificare il futuro in modo più efficace.

5. Riduci al minimo la perdita di dati

Quando sai quali dati hai e dove, tenerli al sicuro diventa molto più semplice. Una visione a 360 gradi dei tuoi dati può aiutarti a ridurre al minimo le perdite di ogni tipo, dagli attacchi informatici su larga scala alle semplici domande "dove diavolo è quell'e-mail?" . Sapere dove sono conservati i tuoi dati e come passano attraverso i tuoi sistemi aiuta a definire strategie efficaci di sicurezza informatica e backup.

6. Agilità operativa

Avere una comprensione concreta di come funziona l'intero ecosistema di dati è ottimo per l'agilità aziendale. Conoscere con precisione come la tua azienda utilizza i dati può aiutarti a formulare una risposta misurata e informata di fronte a improvvisi cambiamenti del mercato, rimpasto dei team e sfide IT.

Alcuni concetti fondamentali di gestione dei dati

La gestione dei dati è una bestia complicata con una serie di concetti complessi in agguato sotto la superficie. Tuttavia, la comprensione di questi concetti è essenziale per comprendere l'intera portata che può coprire una strategia di gestione dei dati. Prima di imparare a mettere insieme la tua strategia di gestione dei dati, scompattiamo alcuni di questi concetti:non è richiesto alcun dizionario!

Raccolta dati

Questo è piuttosto semplice:come raccoglierai i dati e li memorizzerai in modo sicuro? In che modo i metodi di raccolta dei dati manterranno l'integrità dei dati e la privacy degli interessati ai sensi della legislazione pertinente come GDPR, CCPA e APP del Regno Unito? In che modo manterrai al sicuro quei dati mentre si spostano su Internet in generale e all'interno/intorno alla tua infrastruttura interna ("in transito")? Come lo manterrai al sicuro quando è semplicemente in deposito ("a riposo")?

Trattamento dati

Una volta che hai i tuoi dati, cosa ne farai, come e perché? Di quale software e spazio di archiviazione avrai bisogno? In che modo i numerosi dipartimenti/funzioni della tua organizzazione utilizzeranno e collaboreranno con questi dati? In che misura i dati fluiscono generalmente nella tua organizzazione:hai dei silos di dati che devi prima abbattere? Inoltre, quali basi legali hai per trattare i tuoi dati in linea con la normativa sulla privacy?

Governo dei dati

Nessuno può prendere decisioni significative e sicure con dati errati o incompleti. Pertanto, il mantenimento dell'integrità dei dati (accuratezza, coerenza e completezza dei dati) è essenziale nel business. L'integrità dei dati può anche toccare il fisico integrità dell'archiviazione, dell'accesso e dell'utilizzo dei dati. La gestione dei dati è un concetto correlato che copre l'idoneità dei dati allo scopo; prevenzione degli accessi non autorizzati; oltre a pratiche come l'arricchimento, la pulizia e l'eliminazione dei dati. Il termine generico, governance dei dati, può anche implicare l'assicurazione che i dati siano conservati in modo etico e in un formato valido e utilizzabile.

Sicurezza, protezione e privacy dei dati

Con l'aumento della criminalità informatica, la sicurezza e la privacy dei dati sono della massima importanza. Le organizzazioni dovrebbero quindi:

• Investi in strumenti che riducano al minimo le loro possibilità di violazione dei dati o attacco informatico
• Disporre di un piano d'azione in caso di violazione o incidente informatico
• Assicurati che i dati siano accessibili solo a soggetti autorizzati
• Assicurati che siano conservati più backup sicuri
• Documentare le modalità di interazione e rispettare tutta la legislazione applicabile in materia di dati.

Come creare una strategia di gestione dei dati da zero in 6 semplici passaggi

1. Qual è il tuo obiettivo finale?

Prima di prendere ulteriori decisioni, è necessario definire ciò che si desidera ottenere con i dati. Quali sono i tuoi obiettivi di business e le ragioni del cambiamento? Di che tipo di funzionalità dati ha bisogno il tuo team per operare? Che tipo di rapporti vuoi eseguire? Che tipo di metriche vuoi tenere d'occhio? In che modo tu e il tuo team interagite quotidianamente con i dati?

Cerca il consenso interdipartimentale proprio all'inizio del tuo viaggio, soprattutto se i dati e i processi che intendi creare influenzeranno o si uniranno ad altre funzionalità dipartimentali. Effettua una ricerca approfondita per assicurarti che i tuoi piani di ristrutturazione dei dati non incasino un flusso di dati critico o in generale non rendano la vita di chiunque più difficile.

Non farlo potrebbe creare ostacoli per le persone, portandole forse a cercare le proprie soluzioni. Queste soluzioni ad hoc possono portare a problemi come utilizzo insicuro dei dati, silos di dati, SaaS bloat e shadow IT, in pratica l'esatto opposto di ciò che stai cercando di ottenere!

2. Di quali dati hai bisogno?

Potresti considerare questa la "domanda da un milione di dollari". Per eseguire la funzionalità richiesta, quali punti dati dovrai raccogliere? Quali dati stai attualmente raccogliendo e come si integrano ai tuoi piani?

Questo esercizio non riguarda l'accumulo di quanti più dati possibile. Si tratta di razionalizzare quali dati sono quanto basta per soddisfare i requisiti. Raccogli i punti dati solo se hai un motivo inequivocabile per farlo, soprattutto se si tratta di informazioni di identificazione personale. Più dati hai, più valore perderai in caso di inconveniente tecnico o violazione informatica, e più spiegazioni dovrai dare alle autorità di regolamentazione dei dati!

3. Di quali processi avrai bisogno?

Ora devi pensare a quali processi devi mettere in atto affinché i tuoi team siano in grado di svolgere i loro ruoli utilizzando i dati. Quali dipartimenti interagiranno con i dati? Avranno bisogno di modificare i dati, aggiungerli o semplicemente leggerli? Cosa sarà necessario per estrarre i dati dai posti giusti e inserirli nei processi e nei report di cui hai bisogno? Quali processi sono necessari per generare nuovi dati o ripulire/eliminare i vecchi dati che non sono più utili?

Ora, dai un'occhiata ai processi che hai già in atto. Cambiare le cose sarebbe solo il caso di raccogliere un altro campo dati o condividere un punto dati esistente con un altro ruolo o dipartimento? Non ha senso reinventare completamente la ruota se puoi semplicemente modificare qualcosa che già fai.

Potrebbe essere utile disegnare due diagrammi di flusso di dati. Il primo per rappresentare ciò che stai facendo ora, il secondo per stabilire come deve essere il tuo flusso di dati ideale. Dove sono i diagrammi simili? Dove sono diversi? Questo è un pratico modo visivo per scoprire cosa deve cambiare e cosa deve rimanere lo stesso.

4. Di quale tecnologia avrai bisogno?

Con i punti dati e i processi decisi, è ora di esplorare le opzioni tecnologiche. Di quali software e soluzioni di archiviazione avrai bisogno per fare ciò che è necessario? Quanto bene ti stanno servendo le tue soluzioni esistenti? Avrai bisogno di soluzioni nuove o aggiornate date le tue rinnovate esigenze di dati? Ci sono singoli punti di errore nei tuoi sistemi attuali o punti in cui il tuo team deve colmare manualmente un divario tra due strumenti o funzionalità? Rispondere alle tue esigenze di dati è un'ottima opportunità per dare un'occhiata al mercato e cercare opzioni nuove e migliori.

Ci sono effettivamente tre parti in questa equazione:tre S:software, archiviazione e sicurezza. Il software è probabilmente il più semplice:scegliere uno strumento che ti consentirà di fare tutto ciò che devi fare con i tuoi dati.

L'archiviazione, tuttavia, può dipendere fortemente dalla funzionalità. A volte, come con i CRM come il nostro, l'archiviazione dei dati può essere gestita all'interno della soluzione software stessa. Altre volte, l'archiviazione cloud esterna di artisti del calibro di Google Cloud o Microsoft Azure potrebbe essere più appropriato. Se hai a che fare con dati particolarmente sensibili, potresti voler mantenere il tuo spazio di archiviazione internamente su server interni. E non dimenticare i backup!

La sicurezza informatica e di rete è una considerazione essenziale per qualsiasi organizzazione al giorno d'oggi, indipendentemente dai dati in loro possesso. Considera come proteggerai i tuoi dati sia a riposo che in transito. Scopri come proteggere la tua organizzazione da cose come il furto di credenziali e l'ingegneria sociale. E su quella nota...

5. Chi sarà responsabile dei tuoi dati?

I dati sono una risorsa potente e, come sappiamo, da un grande potere derivano grandi responsabilità. Quindi chi sarà responsabile del mantenimento di standard elevati di accuratezza dei dati e idoneità allo scopo? Chi gestirà la sicurezza dei dati e li proteggerà da usi impropri? Chi sarà responsabile della gestione delle richieste sulla privacy degli interessati?

Incaricare un membro responsabile del tuo team di questioni relative alla conformità dei dati può tenere i tuoi dati sotto controllo e aiutarti a rispettare le normative cruciali sulla privacy dei dati come GDPR, HIPAA e APP.

6. Come verrà implementato il tuo nuovo sistema di dati?

Hai preso tutte le decisioni importanti e di alto livello, quindi come intendi eseguirle? Sarà necessario implementare nuovi software, storage o misure di sicurezza? Sarai in grado di fondere il tuo vecchio modo di fare le cose nei tuoi nuovi sistemi o avrai bisogno di una data di passaggio concreta? Quali dati dovranno essere trasferiti ai nuovi sistemi e come?

Il tuo team avrà bisogno di una riqualificazione per poter utilizzare i nuovi sistemi? In che modo intendi ottenere il consenso di coloro che dovranno utilizzare il nuovo sistema:in che modo il nuovo modo semplificherà la loro vita? Sarà necessario creare nuove abitudini relative ai dati in relazione alla funzionalità o alla sicurezza?

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