Contratti a prezzo fisso:la guida esperta definitiva

I contratti che un'azienda firma con i propri clienti possono fare la differenza tra guadagnare o perdere denaro, poiché i termini del contratto regoleranno l'ambito del progetto e quanto verrà pagata l'impresa per completarlo. Sebbene molti contratti siano negoziati individualmente e quindi unici, la maggior parte può essere raggruppata in diverse categorie:contratti a prezzo fisso, contratti cost plus e variazioni sugli stessi.

Qual è il vantaggio di un contratto a prezzo fisso? I contratti a prezzo fisso offrono sia all'acquirente che al venditore un'idea chiara del prezzo. Inoltre tendono ad essere abbastanza semplici da amministrare.

Che cos'è un contratto a prezzo fisso?

Contratti a prezzo fisso, noti anche come contratti a prezzo fisso o a forfait, sono accordi in cui le due parti dichiarano i beni o servizi che una parte fornirà e stabiliscono il prezzo che l'altra parte pagherà per loro. In alcuni modi, sono simili ai prezzi delle merci al supermercato. L'importo indicato su una pagnotta è il prezzo che il consumatore paga, in molti casi con l'aggiunta delle tasse.

I contratti a prezzo fisso tendono ad essere più adatti quando l'ambito di un progetto può essere chiaramente determinato in anticipo, e i costi dei materiali e della manodopera necessari per soddisfare i termini del contratto possono essere stimati con ragionevole certezza. L'importo pagato al venditore non aumenterà, anche se sono necessari più materiali o tempo di quanto inizialmente stimato.

Che cos'è un esempio di contratto a prezzo fisso? Una versione semplificata di un contratto a prezzo fisso potrebbe assomigliare a questa:

Progetto:sviluppo del logo per Tree Lovers Orchard

Venditore:JDK Creative

Data di scadenza:due settimane (scadenza il 1° marzo)

Prezzo:$ 2, 000

Avviso, il contratto non discute i passaggi che JDK Creative seguirà per sviluppare il logo. Questo perché non importa quanti passaggi sono necessari, il prezzo rimane $2, 000.

Però, spesso non sono così semplici. Di solito ci sono altre sezioni come la responsabilità, termini di risoluzione dei contratti, consegna, termini di pagamento ecc. Ad esempio, possono includere sanzioni per una risoluzione tardiva e vantaggi per la risoluzione anticipata:le società di costruzioni spesso usano termini come questi per garantire che il progetto sia completato entro lo scopo e nei tempi previsti.

Il vantaggio principale dei contratti a prezzo fisso è la certezza in termini contabili. Una volta firmato il contratto, tutte le parti comprendono i prodotti o servizi da fornire o eseguire e la quantità di denaro che verrà scambiata.

Un'altra considerazione quando si impostano i contratti sono i termini di pagamento. Non solo può influenzare il flusso di cassa della tua attività, ma ci sono anche altre questioni fiscali e di conformità da tenere a mente. Per esempio, se la tua azienda segue la contabilità per competenza, le entrate verranno riconosciute quando vengono guadagnate o quando la tua azienda esegue le azioni che le autorizzano a sostenere le entrate. Ciò significa che anche se il pagamento viene gestito prima dell'inizio del progetto o arriva ben dopo il suo completamento, il ricavo sarà riconosciuto nel periodo in cui viene realizzato. Se segui la contabilità di cassa, questo non sarà il caso. Indipendentemente dai tuoi processi, è importante includere nel contratto quando verrà effettuato il pagamento, e poi pianificare di conseguenza.

Contratti a prezzo fisso vs. Cost-Plus

Contratti di costo maggiorato, a volte indicati come contratti di rimborso dei costi, differiscono dai contratti a prezzo fisso in diversi modi significativi. Con un contratto cost plus, l'acquirente rimborsa al venditore i costi effettivamente sostenuti, più un importo aggiuntivo per la gestione del progetto e del profitto:questo è il "plus" in "cost-plus".

I contratti cost-plus sono generalmente più adatti quando è difficile stimare con precisione l'ambito del progetto all'inizio.

I costi inclusi in un contratto cost-plus in genere includono la manodopera e i materiali utilizzati direttamente nel progetto e i costi indiretti come l'assicurazione. Se il progetto richiede più materiali o manodopera del previsto, il prezzo aumenterà di conseguenza. I contratti cost-plus offrono ai venditori una certa garanzia di profitto, anche quando la portata del progetto non è nota all'inizio.

L'importo aggiuntivo per la gestione del progetto e il profitto può essere calcolato come una tariffa fissa, su base oraria o come una percentuale del costo del progetto. Affinché i contratti cost plus funzionino come previsto, il venditore ha bisogno di un solido sistema di contabilità del progetto in grado di monitorare con precisione i costi diretti e indiretti dedicati a un progetto.

In un contratto cost plus, l'acquirente si assume più rischi, poiché il costo finale del progetto non è stabilito all'inizio. Alcuni acquirenti potrebbero temere che stiano essenzialmente consegnando al venditore un assegno in bianco.

Però, gli acquirenti possono beneficiare di contratti cost-plus. Per una cosa, offrono un livello di trasparenza, poiché il venditore in genere deve presentare documenti che mostrano i costi che sta sostenendo per la manodopera, materiali e altri oggetti. E poiché il venditore sa che i suoi costi saranno coperti, hanno meno incentivi a tagliare gli angoli.

I contratti cost-plus possono essere implementati più rapidamente. Questo perché non è così importante che tutti gli elementi del progetto siano fissati in anticipo, come è prudente con i contratti a prezzo fisso.

Inoltre, un contratto cost-plus può in definitiva costare agli acquirenti meno di un contratto a prezzo fisso. La ragione? Con contratto a prezzo fisso, il venditore in genere addebita di più per coprire il rischio che si sta assumendo.

Per fornire una certa certezza con un contratto cost-plus, le parti possono concordare che il totale del progetto finale non può superare un determinato importo.

Qual è la differenza tra un contratto a prezzo fisso e un contratto cost plus? Con un contratto a prezzo fisso, il venditore si assume il rischio di eseguire il contratto per un prezzo stabilito, anche se i loro costi aumentano. Con un contratto cost plus, i fornitori addebitano i costi sostenuti e un importo aggiuntivo per coprire la gestione del progetto e consentire il profitto. Ciò trasferisce il rischio che il progetto sia più costoso o dispendioso in termini di tempo rispetto a quanto inizialmente stimato dal venditore all'acquirente.

Tipi di contratti a prezzo fisso

Il Federal Acquisition Regulation (FAR) degli Stati Uniti è l'insieme delle leggi che regolano il processo di appalto del governo federale degli Stati Uniti. Tra i tipi di contratti che il governo utilizza sono i seguenti:

• Contratti fissi a prezzo fisso: Il venditore in questi contratti deve consegnare i prodotti o servizi come indicato nel contratto e al prezzo stabilito. Questi accordi non consentono alcun margine di manovra. Se i venditori hanno bisogno di spendere più tempo o denaro di quanto previsto, guadagneranno meno del previsto. Per darsi un cuscino, alcuni venditori applicano prezzi più alti di quelli che farebbero con i contratti cost-plus e simili.

  I contratti fissi a prezzo fisso tendono ad essere più adatti per progetti semplici in cui i costi sono ben noti in anticipo. Un esempio potrebbe essere la consegna di 100 guarnizioni in due settimane.

• Contratti di incentivazione a prezzo fisso: In questa variante di contratto a prezzo fisso, l'azienda che fornisce il prodotto o il servizio può ricevere un pagamento maggiore se supera i requisiti contrattuali. Questo potrebbe entrare in gioco se, ad esempio, un appaltatore termina un progetto di costruzione prima del previsto.

  Al contrario, l'incentivo può essere negativo. Questo è, può essere applicata una penale se il venditore non soddisfa i criteri stabiliti nel contratto.

• Contratti a prezzo fisso con adeguamento economico del prezzo: Contratti a prezzo fisso con adeguamento economico del prezzo, o FP-EPA, consentire un adeguamento del prezzo concordato se vengono soddisfatti determinati criteri, come le variazioni dei prezzi dei materiali e del lavoro o per tenere conto dell'inflazione. Questo aggiustamento riduce il rischio che il venditore assume in un puro contratto a prezzo fisso.

  Per ridurre al minimo il rischio di fraintendimenti, tutte le parti dovrebbero identificare esplicitamente i criteri in base ai quali è consentito un adeguamento. Per esempio, alcuni FP-EPA utilizzano indici disponibili al pubblico, come un indice dei prezzi del carburante, per guidare le regolazioni.

  Poiché gli FP-EPA consentono di adeguare il prezzo del contratto, sono spesso adatti per contratti che si estendono per più anni.

• Contratti a tariffa maggiorata (CPFF): Gli acquirenti rimborsano i venditori per i costi consentiti a una tariffa predeterminata. Questi tendono ad avere senso quando è difficile stimare in anticipo tutti i costi necessari per eseguire il contratto. Questo è spesso il caso quando un progetto coinvolge nuove tecnologie o ricerche.

  Affinché i contratti CPFF funzionino come previsto, il venditore ha bisogno di un sistema di contabilità del progetto che gli permetta di tracciare e segregare il materiale, manodopera e altri costi relativi al progetto.

• Contratti a prezzo fisso con rideterminazione del prezzo: I contratti a prezzo fisso con rideterminazione del prezzo prevedono un prezzo massimo, che è il massimo che l'impresa pagherà. I contratti con rideterminazione prospettica fissano un prezzo fisso fisso al periodo iniziale del contratto, e in un momento stabilito durante i periodi successivi sono aperti per essere rideterminati. Questi vengono utilizzati quando è possibile negoziare il prezzo per il periodo iniziale del contratto, ma non per le fasi future.

  I contratti con rideterminazione retroattiva consentono adeguamenti del prezzo dopo il completamento del contratto. Sono generalmente utilizzati per contratti di ricerca e sviluppo in cui è difficile stabilire un prezzo equo in anticipo.

Quando dovrebbero essere utilizzati i contratti a prezzo fisso?

Nessun tipo di contratto è adatto per ogni progetto, e tutti i tipi hanno pro e contro. I contratti a prezzo fisso tendono a funzionare meglio quando il costo del progetto può essere determinato in anticipo con sicurezza. Generalmente, questi progetti:

• sono più semplici, comprende un numero limitato di prodotti e/o servizi.
• Includere risultati ben noti e forse ripetuti; un esempio potrebbe essere la consegna di dieci risme di carta per computer ogni settimana.
• Utilizzare materiali e manodopera i cui prezzi sono abbastanza noti in anticipo.
• Hanno solo incertezze sulle prestazioni limitate.

Per essere sicuro, alcuni clienti possono insistere su un particolare tipo di contratto, essenzialmente costringendo il venditore ad andare avanti o perdere l'attività. Qualunque sia il tipo di contratto, entrambe le parti dovrebbero comprendere tutte le sfumature prima di firmare.

Quando utilizzare un contratto a prezzo fisso? I contratti a prezzo fisso tendono ad avere più senso quando un progetto è relativamente semplice e i costi per completarlo possono essere stimati con sicurezza in anticipo.

Vantaggi e svantaggi dei contratti a prezzo fisso

• Vantaggi: I contratti a prezzo fisso danno certezza, poiché entrambe le parti hanno una solida comprensione del prezzo e dei prodotti o servizi da fornire. Tendono ad essere più facili da amministrare, poiché richiedono meno tracciabilità della manodopera e di altri materiali rispetto a quanto avviene normalmente con altri tipi di contratti, come il costo maggiorato.

  Certo, l'azienda che vende il prodotto o servizio vorrà comunque tenere traccia delle risorse che sta dedicando al progetto in modo che possa calcolare il suo profitto o perdita. Infatti, i contratti a prezzo fisso forniscono al venditore un incentivo a gestire da vicino i costi e la pianificazione per ridurre al minimo il rischio di perdere denaro nell'affare.

• Svantaggi: Mentre i contratti a prezzo fisso possono essere più semplici da gestire, vengono con rischi. Soprattutto, il venditore si assume il rischio che possano sorgere ostacoli imprevisti, richiedendo più tempo e/o risorse rispetto a quanto previsto nei termini concordati. Il venditore dovrà comunque rispettare i termini del contratto, anche quando così facendo si consumano i profitti preventivati. A causa di ciò, molti venditori fissano un prezzo più alto di quello che potrebbero fare con contratti cost-plus.

Gestione di progetti a prezzo fisso

I seguenti passaggi possono aiutare i venditori a gestire efficacemente un contratto a prezzo fisso e a mitigare il rischio che si assumono:

1. Valuta se ha senso stipulare un contratto a prezzo fisso con il cliente. Potete essere sicuri della vostra capacità di consegnare secondo i termini? Quanto è probabile che il progetto segua il piano del progetto? Se il progetto è abbastanza impostato, diciamo, fornire servizi di pulizia una volta alla settimana:il rischio di deviazione è basso. Progetti meno definiti, come il lancio di un nuovo marchio alimentare, sono intrinsecamente più rischiose.
2. Identificare tutte le responsabilità dell'acquirente e del venditore, compresi i tempi e i prodotti o servizi da fornire.
3. Per quanto possibile, identificare tutti i passaggi e i materiali necessari per completare il progetto.
4. Stima, nel modo più accurato e completo possibile, i costi di questi passaggi e materiali. Ciò include tutti i tipi di manodopera e materiali richiesti e l'importo e il costo di ciascuno.
5. Stimare i costi indiretti, come il tempo di supervisione della direzione.
6. Totale di tutti i costi stimati.
7. Identificare possibili interruzioni. Ciò potrebbe includere un aumento imprevisto dei costi dei materiali o un ritardo in una parte critica.
8. Calcola l'importo che aggiungerai al contratto per coprire questo rischio. Ciò richiede in genere di bilanciare il rischio di ostacoli imprevisti con la necessità di fornire un prezzo competitivo.
9. Delineare un processo per la gestione delle modifiche.
10. Una volta avviato il progetto, monitorare il lavoro rispetto al programma e al budget.
11. Pianifica incontri regolari con il cliente per assicurarti che il progetto soddisfi le aspettative.

Gestione delle modifiche all'ambito del lavoro

Mentre i progetti prendono il via, non è insolito che l'ambito o la direzione cambino. Anche se questo può essere normale, può anche interrompere il programma e il budget concordati e ridurre il profitto pianificato del venditore.

Un processo di ordine di cambiamento aiuta a gestire le modifiche all'ambito del lavoro. Questo dovrebbe descrivere chi può approvare le modifiche. In genere, dovrebbe essere qualcuno a livello manageriale in grado di identificare l'impatto che il cambiamento avrà sul progetto complessivo.

Prima di accettare la modifica, identificare l'impatto sulla pianificazione e sul budget. Collabora con l'acquirente per determinare come la modifica si rifletterà nel budget e nella pianificazione.

Elenca la modifica stessa e l'impatto su un ordine di modifica e chiedi a tutte le parti di approvare l'ordine.

Nota:evitare di utilizzare il profitto e/o la contingenza incorporati nei termini del contratto iniziale per adeguarsi alle modifiche del progetto. Questi importi sono destinati a gestire ostacoli imprevisti che potrebbero sorgere piuttosto che modifiche al progetto stesso.

Gestione dei contratti a prezzo fisso con il software di contabilità

Il giusto software di contabilità può aiutare qualsiasi azienda a monitorare e gestire meglio il proprio lavoro e le proprie spese con contratti a prezzo fisso. Il software di contabilità di progetto ti aiuta in ogni fase del processo, dalla gestione delle spese al riconoscimento delle entrate e alla fatturazione automatizzata. Comprendendo i costi con il software di contabilità, sei più in grado di prevedere i costi e generare preventivi per contratti a prezzo fisso. Inoltre, il software ti offre informazioni e rapporti in tempo reale in modo da poter visualizzare le proiezioni rispetto alle prestazioni per ciascun contratto o per la tua attività nel suo complesso.

Un altro strumento utile con il software di contabilità dei progetti è quello che a volte è noto come la pipeline di rinnovo. Questo ti aiuta a capire meglio lo stato dei rinnovi, quali entrate vengono generate, upsell e resi per i tuoi contratti. Inoltre, a seconda della struttura contabile — competenza o base di cassa — potrebbe essere necessario contabilizzare il riconoscimento delle entrate in modo diverso e il software di contabilità aiuta a mantenere la conformità e l'accuratezza.

Il tipo di contratto più adatto varierà per ogni progetto, a seconda della portata e del rischio, il grado in cui i costi possono essere stimati con sicurezza in anticipo e il rapporto tra le parti. Mentre i venditori generalmente si assumono più rischi con un contratto a prezzo fisso, possono anche ridurre questo rischio delineando tutti i passaggi e i materiali necessari e includendo un importo di emergenza. Indipendentemente dal tipo di contratto che regola un progetto, tutte le parti dovrebbero avere un solido controllo su termini e responsabilità.