Spiegazione del libro paga:la guida definitiva del 2021
Le aziende che danno per scontate le buste paga possono finire per spendere troppo, alienare i dipendenti, anche essere colpiti da pesanti multe o azioni legali. Anche se ci sono molti pezzi in movimento, il cronometraggio, rilasciare fondi al tuo istituto finanziario, rimettere le tasse, gestione di benefici e altre detrazioni:le aziende con processi formalizzati in atto troveranno più facile e più conveniente pagare i lavoratori in modo corretto e puntuale.
Che cos'è il libro paga?
La parola "pagamento" può significare diverse cose, tutto relativo ai dipendenti e alla loro retribuzione. Questo articolo si concentrerà sui processi coinvolti nel pagamento dei dipendenti per il loro lavoro. Queste attività relative al libro paga includono il monitoraggio delle ore, calcolo del salario, pagare e trattenere le tasse, gestione detrazioni e contributi previdenziali, e quindi ottenere assegni accurati o depositi diretti ai dipendenti in tempo.
Nelle medie e grandi aziende, la responsabilità per il libro paga appartiene tipicamente al dipartimento delle finanze o delle risorse umane. Nelle imprese più piccole, responsabile del trattamento può essere un commercialista o anche il titolare. Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, il libro paga può essere impegnativo perché gli stipendi, le trattenute fiscali ei profili dei benefit devono essere personalizzati per ciascun membro del personale. Inoltre, la società deve trattenere accuratamente il reddito e altre tasse da ciascun assegno e pagarlo al locale competente, governo statale o federale.
Punti chiave
- Il libro paga è uno degli aspetti più importanti della gestione di un'impresa. È anche una delle maggiori spese di un'azienda.
- Errori nei pagamenti, se ai dipendenti o al governo, può avere conseguenze costose. Il software può aiutare ad automatizzare il processo.
- Le responsabilità del libro paga coinvolgono più dell'emissione di buste paga. Includono le ritenute d'acconto e altre imposte, detrazione per benefici ai dipendenti ed emissione di pagamenti in tempo.
Spiegazione del libro paga
Il processo di gestione degli stipendi dei dipendenti in genere inizia quando un nuovo assunto compila un modulo W-4, che determina l'importo dell'imposta trattenuta. Poi, per ogni periodo di paga, l'azienda calcola quanto è dovuto a ciascun dipendente, un processo complicato perché le ritenute fiscali e altre detrazioni, come vantaggi, può essere diverso per ogni lavoratore.
La società quindi determina se è ammissibile per eventuali crediti d'imposta sui salari e rimette le imposte sui dipendenti trattenute al governo federale, autorità statali e locali a seconda dei casi, insieme alla quota di tasse a carico del datore di lavoro, ed emette un assegno o una caparra confirmatoria per l'importo dovuto al lavoratore.
Come funziona il libro paga?
Se paghi i dipendenti, hai bisogno di un processo per gestire il libro paga. Cosa comporta? I dettagli variano, ma essenzialmente, un piano di attuazione si compone di tre fasi principali:l'azienda raccoglie informazioni da ciascun dipendente, calcola paga e detrazioni ogni periodo, e archivia e paga il lavoratore e i governi come richiesto.
Passaggio 1:raccogliere informazioni.
L'azienda raccoglie un modulo W-4 per i dipendenti o un modulo W-9 per gli appaltatori indipendenti, nonché i certificati statali di ritenuta come richiesto, un modulo I-9 (per verificare l'idoneità al lavoro), informazioni bancarie (per deposito diretto), e qualsiasi forma relativa all'assicurazione medica e alle prestazioni pensionistiche. Ogni azienda con dipendenti deve anche richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro federale (EIN), che può essere ottenuto online dall'IRS.
Passaggio 2:paga i dipendenti.
Per ogni periodo di paga, l'azienda calcola la retribuzione lorda e le detrazioni di ciascun dipendente, come la ritenuta d'acconto, contributi per l'assicurazione sanitaria e/o il piano pensionistico. Il risultato, retribuzione netta, viene poi consegnato a un dipendente il giorno di paga, sia elettronicamente che tramite assegno.
Passaggio 3:versa le tasse sui salari.
L'azienda paga le imposte sui dipendenti trattenute, nonché la propria quota di imposte sui salari all'IRS e alle autorità locali competenti. Tiene inoltre registri in conformità con le regole dell'IRS e del Dipartimento del Lavoro, e riporta le tasse per federali, requisiti statali e locali.
Frequenza del libro paga
Le aziende possono scegliere la frequenza con cui pagare i dipendenti. Le opzioni includono settimanale, bisettimanale, semestrale e mensile. Alcuni stati stabiliscono una frequenza minima consentita; puoi trovare i requisiti del giorno di paga per ogni stato sul sito web del Dipartimento del Lavoro. Se i dipendenti lavorano in stati diversi, un datore di lavoro dovrà allinearsi alla legge statale pertinente per ciascun dipendente.
Pagamento semestrale, ovvero due volte al mese in una data fissa:può essere più difficile da amministrare perché ogni periodo di paga ha un numero diverso di giorni. Dal punto di vista dei dipendenti, essere pagato meno frequentemente, come mensile, può causare problemi di liquidità.
I costi del pagamento settimanale possono sommarsi rapidamente; i costi del personale includono le commissioni pagate a fornitori di software o servizi, spese bancarie per accrediti diretti ed eventuali spese di spedizione.
Per le imprese, bisettimanale è spesso il punto debole. È l'opzione più conveniente e più semplice e anche la frequenza del periodo di paga più comune, secondo il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti.
5 Responsabilità del datore di lavoro sul libro paga
I datori di lavoro sono generalmente responsabili di garantire che i calcoli delle buste paga siano corretti e che i dipendenti siano pagati in modo tempestivo. Ciò include il calcolo accurato della ritenuta d'acconto e dei contributi previdenziali, e deposito e pagamento federale, tasse statali e locali. Ecco cinque responsabilità chiave del datore di lavoro:
- Calcola accuratamente le tasse. I datori di lavoro devono calcolare la loro quota di tasse federali e statali e locali applicabili. Inoltre, devono contabilizzare le tasse della Federal Insurance Contributions Act (FICA), che pagano le tasse di Social Security and Medicare e Federal Unemployment Tax Act (FUTA), che finanziano le indennità di disoccupazione. I datori di lavoro sono responsabili del calcolo e della ritenuta alla fonte delle imposte sul reddito dei dipendenti in base al W-4 del dipendente e ai moduli di ritenuta statali.
- Detrarre l'imposta sul lavoro. Ogni periodo di paga, i datori di lavoro sono tenuti a detrarre le tasse e le eventuali detrazioni volontarie dai salari dei dipendenti.
- Deposita le imposte sui dipendenti e sui datori di lavoro utilizzando il sistema elettronico di pagamento fiscale federale (EFTPS). I datori di lavoro devono iscriversi all'EFTPS, un sistema predisposto in modo che i contribuenti possano effettuare prontamente i pagamenti delle tasse e depositare le ritenute. Altrimenti, un datore di lavoro potrebbe incorrere in sanzioni significative.
- Tieni i registri delle buste paga. Questo dovrebbe includere le ore lavorate, salari, le spese fiscali e le entrate dei fondi utilizzati per pagare le tasse.
- Fornire ai dipendenti i riepiloghi dei pagamenti. Ciò include il riepilogo annuale dei guadagni e delle tasse di cui i lavoratori hanno bisogno per presentare la propria dichiarazione dei redditi.
Lista di controllo dei documenti fiscali di lavoro dell'IRS
Lista di controllo dei documenti fiscali di lavoro dell'IRS | |
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Sei in | nomi, indirizzi, SSN e occupazioni dei dipendenti e dei beneficiari dei pagamenti |
Importi e date di tutti i salari, rendite e pensioni | Eventuali copie dei moduli W-2 e W-2c dei dipendenti ti sono state restituite come non recapitabili |
Quantità di mance segnalate dai tuoi dipendenti che ricevono mance | Date di assunzione per ogni dipendente |
Registri dei benefici accessori e dei rimborsi spese forniti ai dipendenti, compresi i registri/ricevute di T&E | Periodi per i quali dipendenti e beneficiari sono stati pagati durante l'assenza a causa di malattia o infortunio e l'importo e la tariffa settimanale dei pagamenti che tu o terzi pagatori avete loro effettuato |
Il valore equo di mercato dei salari in natura, come beni o servizi in sostituzione del denaro contante | Copie dei resi depositati e numeri di conferma. |
Copie dei certificati di ritenuta d'imposta sul reddito dei dipendenti e dei beneficiari (moduli W-4, W-4P, W-4(SP), W-4S, e W-4V) | Date e importi dei depositi fiscali effettuati e numeri di conferma per i depositi effettuati da EFTPS |
Registri delle mance assegnate, questo è, ulteriori suggerimenti che paghi a un dipendente |
Modi per elaborare il libro paga
Le aziende hanno diverse opzioni per eseguire il libro paga. Le piccole aziende spesso iniziano gestendo manualmente il libro paga. Ma man mano che crescono e quel compito richiede di conseguenza più tempo, in genere ha più senso dal punto di vista finanziario automatizzare il processo utilizzando un software per il libro paga o un servizio in outsourcing. L'automazione del libro paga può ridurre il tempo e gli sforzi necessari e ridurre gli errori.
Diamo un'occhiata alle tre opzioni principali.
- interno, Manuale: Le aziende calcolano la retribuzione dei dipendenti utilizzando fogli di calcolo e/o calcolatori di buste paga online, che determinano la ritenuta d'acconto e altre detrazioni. Questo processo può facilmente diventare complesso dato che i dipendenti hanno diversi stipendi e preferenze sulla ritenuta d'acconto. Questo approccio è anche vulnerabile all'errore umano, principalmente per la sua complessità. Un membro del personale deve seguire da vicino le modifiche alle normative fiscali e del lavoro per garantire che la retribuzione dei dipendenti sia calcolata correttamente. L'esecuzione manuale del libro paga è anche il metodo più lento e laborioso, in parte a causa della traccia cartacea che deve essere mantenuta per proteggere un'azienda in caso di audit.
- Esternalizzare: Le aziende possono assumere una società di gestione stipendi esterna o un contabile per gestire le stipendi. L'outsourcing spesso significa un processo di non intervento per un'azienda dopo l'impostazione iniziale del libro paga, sebbene alcune informazioni, come i cartellini dei dipendenti, deve essere fornito se la società di gestione delle paghe non offre un'app di monitoraggio del tempo o un altro modo per tenere traccia delle ore. Il provider gestisce tutti i calcoli del libro paga e distribuisce gli stipendi. Il fornitore di outsourcing è anche responsabile del rispetto delle leggi fiscali e del lavoro, quindi un datore di lavoro non è ritenuto responsabile per sanzioni se buste paga o dichiarazioni fiscali non sono corrette.
- Software: Le soluzioni software offrono libertà da alcuni degli aspetti più estenuanti della gestione del libro paga, consentendo al tempo stesso a un datore di lavoro di mantenere il controllo sul processo. Una buona soluzione software per il libro paga rimane aggiornata con i requisiti legali in ogni giurisdizione e fa risparmiare tempo ai clienti eseguendo attività come il calcolo automatizzato di guadagni e detrazioni, revisione e modifica delle buste paga in tempo reale, dichiarazioni dei redditi, e distribuzione dei moduli fiscali di fine anno.
7 passaggi per l'elaborazione del libro paga
Una volta raccolti i documenti richiesti, impostare una cadenza del libro paga e determinato come gestirai il processo, ci sono sette passaggi per l'elaborazione del libro paga.
- Registra le ore dei dipendenti. Questo può essere fatto manualmente, utilizzando schede perforate o con software di monitoraggio del tempo. La precisione è la chiave qui.
- Calcola la retribuzione lorda. Per i dipendenti retribuiti in base alla retribuzione oraria, aggiungere il numero di ore lavorate in un determinato periodo di paga e moltiplicare per le loro tariffe orarie. Si noti che le ore di straordinario in genere devono essere retribuite a un'ora e mezza. Per i lavoratori dipendenti, la retribuzione lorda è calcolata come lo stipendio dell'anno diviso per il numero di periodi di paga.
- Determinare le detrazioni di ciascun dipendente. L'attenzione ai dettagli è richiesta qui perché gli stati hanno requisiti diversi. Le detrazioni includono le tasse sui salari:tasse federali, Medicare e previdenza sociale (FICA) e disoccupazione (FUTA). Inoltre, i dipendenti possono pagare le tasse statali e locali, e alcuni scelgono di partecipare ai piani 401 (k). I dipendenti possono anche contribuire all'assicurazione sanitaria e ai piani pensionistici, con un mix di detrazioni prima e dopo le tasse.
- Calcola la retribuzione netta e paga i dipendenti. Sottrai tutte le detrazioni dalla retribuzione lorda di ciascun dipendente per ottenere la retribuzione netta. Paga i dipendenti tramite deposito diretto, assegno o carta di pagamento. Anche, assicurati che i dipendenti siano in grado di accedere facilmente a una copia delle buste paga.
- Pagare le tasse sui salari. Tutti i depositi fiscali federali—imposta sul reddito, FICA e FUTA:devono essere effettuati tramite EFTPS. Le aziende che hanno riportato $ 50, 000 o meno in debito d'imposta per i quattro trimestri precedenti possono depositare le tasse mensilmente; quelli che riportano più di $ 50, 000 di tasse per i quattro trimestri precedenti devono depositare semestralmente (due volte al mese) in base al giorno in cui si pagano i dipendenti.
- Registra ogni busta paga. Completo, una registrazione accurata è un must, come previsto dal Fair Labor Standards Act. Le aziende devono essere in grado di fornire i registri delle buste paga entro 72 ore al Dipartimento del Lavoro su richiesta.
- Aggiorna conti di contabilità generale. Poiché il libro paga è una delle maggiori spese per un'azienda, è importante aggiornare i conti di contabilità generale dopo ogni periodo di pagamento per mantenere i rapporti finanziari accurati e aggiornati.
Componenti essenziali del libro paga
Sia che paghi i dipendenti manualmente o utilizzando un servizio o un software di outsourcing, dovrai creare un sistema per la gestione delle buste paga. Per esempio, generalmente hai bisogno di una persona di riferimento all'interno dell'azienda che è responsabile del libro paga, ed è necessario definire le politiche del personale e comunicarle ai dipendenti.
I componenti tipici del sistema paghe di un'azienda includono:
- Un manager del libro paga. Un punto di contatto dedicato può aiutare il libro paga a funzionare senza intoppi. Il responsabile del libro paga è responsabile dell'emissione di buste paga e/o bonifici elettronici su conti bancari; riassunto guadagni, le tasse, detrazioni, partire, invalidità e salari non imponibili; e bilanciare i conti delle buste paga.
- Politica sui salari. La politica dovrebbe includere informazioni sulla frequenza della busta paga, invio della scheda attività, sovra/sottopagamenti, detrazioni e benefici obbligatori. Questo aiuta a stabilire le aspettative per i dipendenti e a risolvere i problemi.
- Metodo di elaborazione del libro paga. Dovrai decidere se eseguire manualmente il libro paga o utilizzare un software o un servizio di outsourcing e capire altri aspetti quotidiani dell'elaborazione del libro paga, come il modo in cui monitorerai il tempo dei dipendenti.
- Registro delle buste paga. Un registro delle buste paga è un riepilogo contabile dei guadagni e delle detrazioni dei dipendenti per ciascun periodo di paga. Comprende le ore lavorate, retribuzione lorda, retribuzione netta, detrazioni e data della busta paga. Mantiene un registro delle spese del personale e aiuta l'azienda ad analizzare i costi.
Come viene calcolato il libro paga?
La retribuzione di un dipendente viene calcolata per ogni periodo di paga in una serie di passaggi che iniziano con il calcolo della retribuzione lorda e terminano con l'importo che i dipendenti vedono nelle loro buste paga.
- Determina la retribuzione lorda di un dipendente. Moltiplicare la loro tariffa oraria per il totale delle ore lavorate nel periodo di paga, più gli straordinari. Per i lavoratori dipendenti, la retribuzione lorda per ciascun periodo di paga è calcolata dividendo la retribuzione annuale per il numero di periodi di paga in un anno. Se qualcuno guadagna uno stipendio annuo di $ 104, 000 ed è pagato settimanalmente, la retribuzione lorda per ciascun periodo di retribuzione è di $2, 000 ($ 104, 000 / 52 =$2, 000).
- Figura imposte sul reddito federali. I dipendenti sono tassati individualmente con aliquote basate sui loro redditi e sulle ritenute d'acconto.
- Calcola le tasse FICA. Moltiplicare la retribuzione lorda di ciascun dipendente per il periodo di paga del 6,2%, che è la parte del lavoratore della responsabilità fiscale della previdenza sociale, per calcolare il loro contributo. Nell'esempio sopra, il dipendente pagherebbe $ 124 per busta paga per le tasse di previdenza sociale ($ 2, 000 x 0,062 =$ 124).
- Calcola eventuali tasse statali o locali applicabili. Le leggi e le aliquote fiscali sui salari differiscono da stato a stato, quindi verifica con le agenzie governative statali e locali competenti per determinare con precisione le tasse necessarie. Se alcuni dipendenti sono passati dal lavoro in ufficio al lavoro da casa, potenzialmente in uno stato diverso dalla tua sede, quei lavoratori a distanza potrebbero creare un nesso economico e responsabilità di archiviazione impreviste per l'azienda.
- Calcola altre detrazioni. Calcola le detrazioni volontarie, come i contributi ai fondi pensione e all'assicurazione medica, più eventuali detrazioni involontarie, come il pignoramento del salario ordinato dal tribunale.
Tasse FICA =Retribuzione lorda per periodo di paga * 6,2% |
Si noti che l'imposta sulla previdenza sociale si basa su una base salariale imponibile di $ 137, 700; i dipendenti che guadagnano di più sono tassati solo per i primi $ 137, 000 guadagnati annualmente. Inoltre, Le tasse FICA sono una responsabilità condivisa tra datore di lavoro e dipendente. Ciò significa che un datore di lavoro deve corrispondere l'importo che un dipendente rimette al governo.
Per la parte Medicare della FICA, moltiplicare la retribuzione lorda del dipendente per il periodo di paga dell'1,45%, che è la loro parte della responsabilità fiscale Medicare. Nel nostro esempio, la responsabilità fiscale del dipendente Medicare per ogni periodo di paga settimanale è di $ 29 ($ 2, 000 x 0,0145 =$ 29).
Tassa Medicare =Retribuzione lorda per periodo di paga * 1,45% |
Il contributo FICA totale è la somma di Social Security e Medicare, o $ 153 nel nostro esempio.
Contributo FICA =Previdenza Sociale + Medicare |
Sottraendo gli importi calcolati in questi passaggi si ottiene la retribuzione netta del dipendente, detta anche paga da portare a casa.
Detrazioni sui salari
Una detrazione è un importo sottratto dalla retribuzione lorda di un dipendente, riducendo così la retribuzione netta. Le detrazioni possono essere obbligatorie, come le tasse, o volontario, come i contributi pensionistici.
Le cinque trattenute salariali obbligatorie sono:
- Ritenuta d'imposta federale sul reddito: L'IRS fornisce tabelle per la determinazione degli importi delle ritenute nella pubblicazione 15.
- Imposte statali sul reddito per gli stati che impongono queste tasse.
- Tasse locali, come città, tasse della contea o del distretto scolastico.
- Imposta sulla sicurezza sociale ritenuta del 6,2% sui salari fino al reddito imponibile massimo annuo di $ 137, 700 per il 2020 e $ 142, 800 per il 2021.
- Tassa Medicare ritenuta dell'1,45%, più una ritenuta d'imposta Medicare aggiuntiva dello 0,9% per i dipendenti che guadagnano più di $ 200, 000.
Se rilevante, pignoramenti ordinati dal tribunale, come i pagamenti per il mantenimento dei figli, sono anche obbligatori. Le detrazioni volontarie includono i contributi ai conti pensionistici, come conti 401 (k) o IRA, nonché assicurazioni sulla vita e premi assicurativi.
Le imposte sui salari
Le tasse sui salari sono pagate sia dai datori di lavoro che dai dipendenti. Ogni periodo di paga, i datori di lavoro devono trattenere i soldi dalle buste paga dei lavoratori per coprire i contributi dei dipendenti alle imposte sul reddito, nonché alle tasse di sicurezza sociale e Medicare (FICA). Il datore di lavoro è anche responsabile del pagamento di alcune imposte sui salari, compresa la FUTA e la quota del datore di lavoro delle tasse FICA.
L'importo dell'imposta federale sul reddito trattenuta è determinato dal modulo IRS W-4, che i dipendenti compilano quando iniziano il loro lavoro. Alcuni stati richiedono anche la ritenuta d'imposta sul reddito.
Solo i datori di lavoro pagano FUTA, che contribuisce ai fondi che le agenzie statali utilizzano per pagare le indennità di disoccupazione ai lavoratori idonei. Inoltre, datori di lavoro che operano in California, Hawaii, New Jersey, New York e Rhode Island devono pagare le tasse sull'assicurazione invalidità.
7 migliori pratiche per il libro paga
I dipendenti e il governo si aspettano di essere pagati in modo accurato e puntuale. Il mancato rispetto di tali responsabilità può comportare sanzioni significative, cause legali, basso morale dei dipendenti e danni alla reputazione. Ecco alcuni modi per aiutare a garantire che i libri paga siano senza intoppi.
- Adotta un software aggiornato per la gestione delle paghe. Il software di gestione delle buste paga può migliorare l'efficienza delle buste paga. Automatizzando i processi e collegando le informazioni contabili e HR, Le soluzioni per il libro paga possono far risparmiare tempo e prevenire errori costosi.
- Controlla le classificazioni dei dipendenti. Classificare erroneamente i dipendenti come appaltatori indipendenti può portare a multe e potenzialmente ad altri problemi, come le cause legali dei dipendenti. I dipendenti possono avere diritto a benefici aziendali e indennità di disoccupazione, mentre gli appaltatori generalmente non lo sono. Ci sono anche differenze di responsabilità fiscale; Per esempio, devi trattenere il reddito e i contributi fiscali FICA per i dipendenti, ma non per gli appaltatori. Per i dipendenti, devi anche pagare la quota FICA a carico del datore di lavoro e altre tasse applicabili. Quindi assicurati di comprendere e rispettare le linee guida di classificazione aggiornate.
- Mantenere un calendario di importanti date e scadenze fiscali. Queste informazioni devono essere condivise con il team del personale addetto alle paghe, pure. Il mancato rispetto di una scadenza potrebbe comportare sanzioni.
- Mantenere un documento di policy e procedure. Crea una politica sui salari se non ne hai una, e aggiornalo almeno una volta all'anno se lo fai. Memorizzalo online dove è accessibile ai lavoratori e indirizzali alla tua polizza per domande sui periodi di paga, modulistica fiscale, detrazioni e permessi personali. Conserva anche online copie scaricabili di moduli importanti.
- Promuovere il deposito diretto. Gli assegni cartacei costano denaro da stampare e spedire. Incoraggiare il personale a iscriversi al deposito diretto. Ciò garantisce anche che la paga dei dipendenti sia disponibile nei loro conti bancari il giorno di paga ed elimina la possibilità di smarrimento o furto di assegni e il costo di sospendere e riemettere un assegno.
- Mantieni linee di comunicazione aperte con il personale. I dipendenti dovrebbero sentirsi a proprio agio nel condividere eventuali problemi relativi alle buste paga con i propri datori di lavoro in modo da poter affrontare eventuali problemi. Incoraggiare l'input nella definizione delle politiche sui salari può aumentare il morale dei dipendenti.
- Distribuire il carico di lavoro del libro paga. Delegare compiti di libro paga, come il calcolo delle ore pagabili, commissioni, bonus, tasse e detrazioni, tra il personale può aiutare ad alleviare il carico. Con la formazione, anche i dipendenti al di fuori del reparto paghe possono svolgere compiti non fondamentali, come la raccolta di moduli durante il processo di onboarding, liberando così gli esperti del libro paga per concentrarsi su attività che richiedono più tempo. Prendere in considerazione l'adozione di applicazioni self-service per le buste paga in modo che i dipendenti possano conservare in modo sicuro le informazioni critiche sulle buste paga, come indirizzi, aggiornato.
In che modo il software per le paghe e l'automazione possono aiutare
Anche l'elaborazione automatizzata delle buste paga richiede attenzione ai dettagli. I processi manuali richiedono molto tempo e sono soggetti a errori. Un piccolo errore nell'inserimento manuale dei dati, come l'inserimento dell'orario dei dipendenti, dati su presenze e commissioni/bonus:possono portare a seri problemi.
Investire in un software per il libro paga in grado di unificare e automatizzare i processi di libro paga può aiutare su tutti questi fronti. Le aziende possono concentrarsi sulle proprie competenze chiave e concentrarsi sull'aumento delle entrate quando hanno la certezza che i processi interni cruciali come il libro paga vengano gestiti correttamente. Il software per la gestione delle paghe può migliorare il processo di gestione delle paghe:
- Semplificare i compiti. Il libro paga può essere eseguito più rapidamente quando è automatizzato. Guadagno, detrazioni, contributi aziendali, tasse e permessi pagati possono essere calcolati automaticamente.
- Riduzione dei costi. Il software paghe può essere utilizzato per pagare i dipendenti tramite deposito diretto senza costi aggiuntivi. Le aziende risparmiano anche sulle spese di spedizione.
- Eliminazione degli errori. Il software è in grado di gestire complesse normative fiscali, comprese nuove forme e requisiti. Le aziende possono scaricare con sicurezza tutte le dichiarazioni e i depositi fiscali sui salari. Il software può anche affrontare le sfide della tassazione multistatale, preparazione e stampa di moduli W-2, e determinazione delle giurisdizioni fiscali.
Linea di fondo
Il libro paga può essere un processo complicato e laborioso, ma è anche uno degli aspetti più importanti della gestione di un'impresa. È fondamentale comprendere i dettagli del libro paga, dall'onboarding ai periodi di pagamento, inquadramenti dei lavoratori e diritto tributario. Il software può aiutare i datori di lavoro a pagare i dipendenti in modo accurato ed efficiente in tempo, ogni volta, riducendo il lavoro manuale e gli errori.
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